 |
| Menulis Surat Dinas adalah Kompetensi yang harus dipelajari Siswa. |
- Pelajaran menulis surat dinas merupakan salah satu kompetensi dasar yang ada di jenjang SMP. Materi menulis surat dinas lebih tepatnya ada di kelas VII SMP. Dalam materi menulis surat dinas ini siswa diharapkan untuk bisa menulis surat resmi atau surat dinas secara baik. Maka dari itu, sebelum menulis surat dinas siswa terlebih dulu harus mengetahui contoh dan bagian-bagian surat dinas.
Untuk mengawali pelajaran bahasa Indonesia menulis surat dinas, ada baiknya siswa terlebih dahulu diberi tahu pengertian surat dinas. Misalnya, guru dapat menjelaskan kepada siswa tentang surat dinas meliputi pengertian, lembaga yang mengeluarkan surat dinas, hingga contoh nyata surat dinas yang pernah diketahui oleh siswa. Dengan demikian, siswa merasa dekat dan lebih tertarik dengan materi menulis surat dinas.
Pengertian surat dinas secara sederhana dapat dijelaskan seperti berikut. Surat dinas merupakan surat resmi yang ditulis atau dibuat oleh lembaga resmi kepada lembaga lain atau orang lain untuk keperluan kedinasan atau keperluan resmi. Surat dinas dikeluarkan oleh lembaga, instansi, dan organisasi, baik lembaga pemerintah maupun swasta.
Contoh surat dinas, surat pengumuman dari sekolah untuk wali murid. Contoh surat dinas yang lain antara lain adalah sebagai berikut: surat permohonan pemateri dari organisasi, surat keterangan dari desa dan kelurahan, surat perjalanan dinas, surat undangan dari organisasi kepemudaan. Tentu dari contoh-contoh surat itu ada yang pernah bersinggungan langsung dengan siswa. Minimal, surat dinas yang resmi dikeluarkan oleh sekolah untuk para orang tua siswa.
Setelah diberikan penjelasan dan contoh surat dinas, siswa kemudian diberikan daftar yang berisi bagian-bagian surat dinas. Bagian-bagian surat dinas ini jangan diberikan secara urut, melainkan bagian surat dinas diberikan secara acak. Adapun daftar bagian surat dinas secara tidak urut / acak adalah sebagai berikut:
- - tanda tangan penulis surat
- - jabatan penulis surat
- - kepala surat / kop surat
- - nama penulis surat
- - tanggal dan tempat pembuatan surat
- - perihal surat
- - lampiran surat
- - nomor surat
- - isi surat
- - salam pembuka surat
- - salam penutup surat
- - tujuan surat
- - paragraf pembuka
- - alamat tujuan surat
- - paragraf penutup
- - cap atau stempel lembaga/organisasi yang membuat surat
Setelah seluruh siswa memiliki catatan bagian-bagian surat dinas, siswa diberi contoh surat dinas. Bisa dibagi dalam kelompok, bisa pula secara individu. Tugas yang diberikan adalah menemukan bagian-bagian surat dinas. Menandainya atau menyebutkan bagian surat dinas secara urut dari atas hingga bawah berdasarkan contoh, sesuai dengan bagian-bagian surat dinas yang sudah ditulis secara acak sebelumnya.
Langkah-langkah seperti ini lebih menantang siswa untuk bisa mengetahui bagian-bagian surat dinas sekaligus mengamati contoh bagian surat dinas secara detail. Harapannya, dengan mengetahui bagian surat dinas secara detail maka siswa akan mampu menulis surat dinas dengan baik.
Setelah siswa berhasil menemukan bagian surat dinas dan mengidentifikasinya secara benar (jika masih belum benar kewajiban guru untuk bisa mengarahkan dan membimbingnya). Langkah selanjutnya adalah mengamati detail isi masing-masing bagian surat.
Misalnya bagian kepala surat, apa saja isinya. Di situ pasti ada logo organisasi atau lembaga, ada nama lembaga secara hirarkis. Jika sekolah maka hirarkinya adalah Dinas Pendidikan Kabupaten atau Kota baru di bawahnya nama sekolah (untuk sekolah negeri). Atau nama yayasan terlebih dahulu baru nama sekolah (untuk sekolah swasta). Jika sebuah lembaga tidak di bawah lembaga lain, maka cukup ditulis nama lembaganya, kemudian alamat lembaga tersebut.
Selanjutnya, yang perlu juga dijelaskan dalam penulisan surat dinas adalah cara penulisan nomor. Nomor surat dinas biasanya terdiri dari empat atau lima bagian, sesuai peraturan masing-masing lembaga. Contoh nomor surat: 77/C.1/SMP-ANU/IX/2016. Model penulisan ini terdiri dari lima bagian. Bagian yang pertama -77- merupakan nomor urutan surat yang dikeluarkan oleh lembaga tersebut. Selanjutnya kode -C.1- merupakan kode jenis surat. Jenis surat keterangan berbeda kodenya dengan surat undangan. Selanjutnya bagian -SMP-ANU- merupakan kode lembaganya. Kemudian bagian -IX- selalu ditulis dalam bentuk angka romawi. Ini menunjukkan bulan pembuatan surat dinas. Jadi, surat tersebut dibuat pada bulan September. Selanjutnya yang terakhir adalah tahun penulisan surat, yaitu 2016.
Hal lain yang perlu diperhatikan dalam menulis surat dinas yaitu penulisan tanda baca, penulisan paragraf, dan penulisan pilihan kata.
Selamat menjadi belajar dan mengajar, semoga menjadi guru pembelajar yang handal.
Salam !
